Listehåndtering - Excel
Excel indeholder nogle kraftfulde værktøjer til listestyring. Med disse værktøjer kan du:
• Sorter
• Filtrer
• Find
• Valider poster
• Opret sub-total
• Kategoriser ved hjælp af gruppe og disposition
• Resumér ved hjælp af pivottabeller

Kort sagt giver disse værktøjer midler til effektiv og meningsfuld analyse af dine data. Husk dog, at Excel ikke er et databasestyringsværktøj, og at brugen heraf bør begrænses til at styre datalister.

Ligesom en database er Excel-lister organiseret i rækker, der repræsenterer en registrering af oplysninger og kolonner, der repræsenterer felter med hver post på listen, der indeholder lignende oplysninger. Der er visse standarder, der skal anvendes på en Excel-liste for at optimere dataværktøjets effektivitet som følger:

• Begynd hver nye liste på et separat regneark.
• Undgå at anbringe ikke-listedata på listearkearket. Når det er nødvendigt for listens integritet, skal du placere kritiske data over eller under listen med mindst en tom række mellem listen og andre data.
• Begynd listen ved at tilføje kolonnetiketter. Vælg en formateret stil, der er forskellig fra dataformatet, så Excel kan fortolke listegrænserne.
• Adskill ikke dataene fra kolonnetiketterne ved at indsætte en tom række eller ved at bruge en række, der indeholder en stiplet linje, stjerne eller en anden type symboler, der ikke er data. Brug funktionen til cellekantformatering til visuelt at skelne mellem kolonnen etiketter og dataene.
• Hver kolonne skal indeholde den samme type data for hver post på din liste.
• Bland ikke datatyper i en kolonne. For eksempel skal monetære data indtastes som tal og formateres efter ønske, nogle af posterne skal ikke bruge tekst som "To dollars"
• Indsæt ikke tomme rækker eller kolonner på din liste. Excel fortolker listegrænserne ved hjælp af tomme rækker og kolonner som de definerende grænser.
• Juster data i kolonner ved hjælp af Excel-justeringsværktøjer, såsom centrering, venstre og højre justering og indrykningsværktøjer. Føring og bageste mellemrum i en datacelle vil påvirke sorterings- og filtreringsfunktionerne.
• Brug kommandoer til subtotal, gruppe og konturer til at oprette kategoriforstyrrelser i dine data. Indsæt ikke subtotalt rækker manuelt eller brug blanke rækker til at oprette kategoribrudd.

Når din liste er oprettet, kan du let tilføje data til bunden af ​​listen. Excel udvider formler og formatering til de nye data, så længe de foregående tre rækker indeholder lignende formler og formatering. Det er bedst at tilføje dataene til bunden af ​​listen og udnytte eller refiltere efter behov. Du bliver nødt til at fjerne undertotaler, grupperinger eller filtrering, før du tager din liste op, når du har tilføjet nye poster. Når de nye data er inkorporeret og sorteret på passende måde, kan du derefter anvende eventuelt undertotal, grupperinger eller filtrering, der er behov for.

Listeadministration er et af de mest kraftfulde værktøjer, Excel tilbyder til brugere. Det er værd at lære at organisere dataene mest effektivt for at drage fordel af de værktøjer, der tilbydes.