Er det på tide at rydde din e-mail-indbakke?

• Kan 8, 2024

Uanset om du arbejder hjemmefra eller arbejder en 9 til 5 uden for hjemmet, kan du bruge din computerindbakke til at arkivere nogle af dine beskeder. Hvis du bruger din indbakke til at arkivere, skal du holde øje med, hvor meget ledig lager du har tilbage.

E-mail med store vedhæftede filer kan bruge meget plads. Selvom mange tilgængelige e-mail-konti øger lagringskapaciteten for brugere, er det en god ide at holde styr på det, du sparer. Nogle gange gemmes en "presserende eller sød" spider, fordi du planlægger at sende den til en ven eller læse den, når du har tid. Måneder senere finder du det og indser, at det ikke er meget søde, og at det heller ikke haster. Hvis du ikke nyder videresendte beskeder, skal du bede dine venner om ikke at sende dem eller blot slette dem.

I stedet for at efterlade en besked i din indbakke, ønsker du måske at oprette en mappe i stedet. Overvej at oprette online arkivfilmapper til vigtig e-mail.

Når du rydder personlig e-mail, skal du spørge dig selv, hvornår er sidste gang jeg havde brug for eller brugte denne? Hvis du føler, at det er vigtigt, men ikke har brugt det på 6 måneder, skal du arkivere det. Alle eller de fleste e-postsystemer har kapacitet til at gemme store filer. Hvis e-mailen kommer fra din chef, skal du oprette en mappe med hendes navn og gemme varen der. Hvis det er en generel note, der bekræfter et møde, og mødet har fundet sted, er det muligvis ikke længere nødvendigt at gøre det, da du har mødets emne, dato, tid og deltagernavne i din kalender. Mange virksomheder har regler og forskrifter for, hvor længe dokumenter skal gemmes. De samme regler kan gælde for e-mail. Så læs reglerne og reglerne, før du trykker på slet-knappen.

Nogle mennesker kan lide at gemme alt, og andre vil bare ikke tackle det, de ikke ønsker. Til sidst kan begge fremgangsmåder forårsage de samme problemer, som at være en pakrat i mursten og mørtelverdenen - rum og rodproblemer. Hvis du finder ud af, at du ikke kan huske, hvorfor du gemmer en vare, er det muligvis ikke vigtigt. Lav en diverse arkivfil for genstande som denne, pas på, at du ikke kaster noget i dette mørke hul.

En nem måde at kategorisere e-mails til arkivering er ved at bruge søgefunktionen til at hente lister over e-mail efter emne eller eget navn. Hvis Anthony Parks sendte en e-mail om Hamilton-projektet, skal du søge efter Anthony Parks eller Hamilton-projektet. Når du har e-mails, skal du oprette en mappe under projektnavnet eller den enkeltes navn.

Gemmer du visse indgående bogstaver eller formularer, fordi du kan lide formatet eller strømmen af ​​sproget i dokumentet? Det er en god ide at forberede udkastet så hurtigt som muligt og placere det i din "Udkast" -mappe med det samme.

En lille e-mail-husholdning kan holde dine e-mail-filer ordnede og rodfri.

Video Instruktioner: Week 7 (Kan 2024).