Brug af mapper i Outlook

• Kan 20, 2024

E-mail er blevet valget af kommunikation, der erstatter breve, memoer og telefonopkald. Selvom kommunikation via e-mail har fordele som at kommunikere 24/7, spore samtaler og ingen ture til postkontoret, er der også mange ulemper ved at bruge e-mail i stedet for traditionelle kommunikationsformer. Disse inkluderer overbelastning af information, konstant kommunikation og i modsætning til et telefonopkald, der når du lægger på, er det over e-mailen forbliver på din konto og venter på at blive slettet eller arkiveret, hvilket fører til en overfyldt indbakke.

(Bemærk: Jeg har haft folk med over 15.000 e-mail-poster i deres indbakke! Nu flyder det over!)

Der er flere metoder, der kan bruges til at hjælpe med at organisere og rense din indbakke sammen med metoder, der kan hjælpe med at holde dig organiseret, så din indbakke ikke vokser ud af kontrol.

Den første metode, vi skal undersøge, er at bruge mapper. En mappe i Outlook svarer til en mappe i Windows - den bruges hus og organiserer filer eller i dette tilfælde e-mail.

Mapper kan indlejres, så du kan oprette en mappe i en mappe, der hjælper med at organisere endnu lettere. Bare pas på ikke at oprette for mange mapper, ellers kan det blive vanskeligt at finde poster senere.

Sådan opretter du en mappe i Outlook 2003/2007:

1. Fra Fil menu vælg Ny, derefter Folder

2. Skriv navnet på mappen i Navn boks

3. I Mappen indeholder vælg boksen Post og post artikler

   
   

4. Vælg placering for ny mappe

5. Klik på Okay

Du kan også højreklikke på Indbakke i venstre navigation og vælge ny mappe

Sådan opretter du en mappe i Outlook 2010:

1. Klik på Folder fanen

2. Klik på Ny mappe

3. I Mappen indeholder vælg boksen Post og post artikler

4. Vælg placering for ny mappe

5. Klik på Okay

Du kan også højreklikke på Indbakke i venstre navigation og vælge ny mappe

Når du har oprettet din mappestruktur, kan du flytte aktuelle og nye e-mails til mapperne enten ved at trække og slippe e-mailen (nuværende e-mail) eller bruge regler til at flytte ny e-mail til mapper, når den modtages.

Sådan tilføjes den aktuelle e-mail til mappen:

Vælg den e-mail, du vil flytte til en mappe. Bemærk: Du kan vælge flere e-mails ved at holde ctrl-tasten nede, mens du klikker på e-mailen.

Du kan enten flytte mappen ved:

• Højreklik via e-mail og valg Gå til Folder eller

• Træk den valgte e-mail til destinationsmappen i venstre navigation

Dernæst vil jeg diskutere brugen af ​​regler til at hjælpe med at holde din e-mail organiseret uden din interaktion. Bliv hængende!

Video Instruktioner: Outlook Søgemapper, Ulæst post (Kan 2024).