Nogle fordele og ulemper ved pakket arkiveringssystemer

• Kan 5, 2024

Papirhåndtering og arkivering er næsten toppen af ​​næsten alles liste over mest hatede organisatoriske opgaver, ofte fordi de involverer tilsyneladende uendelige beslutninger: hvad skal jeg holde? Hvor længe skal jeg beholde det? Hvor skal det hen? Hvad skal jeg kalde den mappe, hvor jeg gemmer den?

Pakket filsystemsæt kan undertiden være en nyttig måde at fjerne stikket fra papirstyring, da de fortæller dig rigtigt, hvor du skal arkivere ting, hvor længe du skal opbevare dem, og hvad du skal mærke dine mapper. Der er dog også nogle få ulemper. Her er et kig på nogle af fordele og ulemper ved et system, jeg prøvede, the
Organiseringssæt for økonomisk planlægning af Homefile.

Hvad er der i sættet
Homefiles økonomiske planlægningssæt indeholder 22 fildelere-kort, et hurtigindeks og en håndbog med instruktioner om brug af systemet samt plads til at registrere ting som kontooplysninger, forsikringsoplysninger og personlige data.

Hvordan det virker
Hvert af det økonomiske planlægningssæts fildelingskort har en fane, der viser en bestemt kategori - Forsikring: Sundhed og handicap, for eksempel; selve kortet specificerer, hvilken slags papirer der skal gå i den fil, hvilke papirer der skal gå i en anden fil, og hvor længe du skal opbevare de papirer, du stash der.

Du placerer hvert fildelingskort i en hængende filmappe, og fylder derefter mappen med de papirer, der er angivet på kortet. (Nogle kategorier, f.eks. Bankkonti, er brede nok til, at sættet anbefaler at bruge manila-filmapper i de hængende mapper for at holde papirer til forskellige konti adskilt.) De hurtige indekskort og håndbogen går i en hængende filmappe foran alt andet; hver gang du har brug for at arkivere eller hente et papir, fortæller indekset dig, hvor du skal kigge efter.

Hvad jeg kunne lide ved systemet
For nylig besluttede jeg at sætte Homefile's sæt på prøve. Efter vejledningen i håndbogen oprettede jeg et nyt arkiveringssystem og indsendte mine papirer igen i henhold til kategorierne og retningslinjerne i sættet. Fordi jeg ikke havde brug for at beslutte, hvor jeg skulle arkivere ting, og ikke havde brug for at lave etiketter til de hængende mapper (det er, hvad fanerne på kortene er til), gik processen temmelig hurtigt.

Da jeg flyttede mine papirer, fandt jeg ud af, at nogle kategorier, som jeg havde opbevaret separat før - som kreditkortopgørelser og kreditrapporter - var mere fornuftige kombineret, som kittet anbefalede. Jeg syntes også, at indekset var ret praktisk: snarere end at skulle huske, hvor jeg havde lagt et bestemt papir, kunne jeg simpelthen slå det op på indekset. Dette kan potentielt være en tidsbesparende.

Arbejdsbogen påpeger, at dette system kan være særligt nyttigt for folk med filer flere steder (f.eks. En primær bopæl og et feriehus) og personer, der er ansvarlige for flere sæt filer (f.eks. Deres egne og en ældre forældres). Jeg er enig. Dette sæt kan fjerne behovet for at genopfinde hjulet med hensyn til arkivering.

Ulemperne
Jo dybere jeg kom med at oprette mit arkiveringssystem, jo ​​mere blev jeg opmærksom på tingene om kittet, der ikke sad godt hos mig:

• Til at begynde med var der nogle forvirrende sondringer og crossovers mellem kategorier - eksamensbeviser er beregnet til at blive gemt i den personlige mappe, mens transkriptioner går i mappen Skoler og børnepasning (men jeg er ikke i skolen i øjeblikket og gør ikke få børn).
  
• Ved at følge sætets instruktioner, var jeg nødt til at foretage flere ændringer, der ikke syntes logiske for mig; for eksempel er kvitteringer for store køb, som jeg normalt gemmer med min lejers forsikringsinfo (fordi jeg kun henviser til dem, hvis jeg skulle fremsætte et krav) beregnet til at blive indleveret med garantier og brugervejledninger.
  
• Jeg fandt også, at nogle kategorier manglede. Der var for eksempel ingen indikation af, hvor man skal arkivere ting som tilbagevendende regninger (værktøjer, telefon osv.) - og selvom projektmappen giver plads til at tilpasse indekset, når du støder på papirer, der ikke er angivet i en bestemt kategori, kan dette potentielt besejre formålet med et system, hvor beslutninger tages på forhånd for dig.
  
• Endelig fandt jeg nogle af logistikkerne for systemet ufuldkomne. Sættet anbefaler, at arkivering af indkomstskatter og understøttende oplysninger i en mappe, men alt andet end den mest basale 1040 vil sandsynligvis udfylde en hængende mappe til overfyldt. Også filkortene i sig selv er lidt for høje: Da jeg placerede dem i en hængende mappe med endda en delvis fuld manila-fil, kunne jeg ikke lukke toppen af ​​filboksen, jeg brugte.
  

Bundlinjen
Hvis du allerede har nogen form for arkiveringssystem på plads, kan det være svært - som jeg gjorde - at tilsidesætte dine naturlige tilbøjeligheder, når det gælder om at beslutte, hvor du skal arkivere ting. Sættets undertiden forvirrende crossovers mellem kategorier kan være frustrerende. Du kan også blive stymied, hvis du har papirer, der ikke let falder ind i traditionelle arkiveringskategorier.

På bagsiden gør kittet et godt stykke arbejde med at forudse de fleste af de store arkiveringskategorier og tydeligt angive, hvad der gælder i hver kategori, hvad der ikke gør, og hvornår det er sikkert at rydde indholdet af hver mappe. Det er også let at konfigurere og kræver ikke udstyr ud over de grundlæggende arkiveringsforsyninger. Hvis du bliver overvældet af papir og føler dig lammet af tanken om at skulle beslutte, hvor tingene går, eller hvis du bare vil have et grundlæggende, ligetil arkiveringssystem, kan det økonomiske planlægningssæt kun være billetten.

Video Instruktioner: Tynde streger med tusch - og hvad er fordele ulemper med POSCA kontra MOLOTOW? (Kan 2024).