Organisering af e-mail - Sortering og lukning

• Kan 16, 2024

E-mail kan måske aldrig rodne dit fysiske rum, som posten kan, men det kan ikke desto mindre være årsagen til stress, frustration og hovedpine, når det hoper sig op. Ved at få kontrol over din e-mail, kan du hjælpe med at sikre, at det bliver det værktøj, det er beregnet til at være - et, der holder dig i kontakt og informeret - uden at forårsage overvældelse.

Det første skridt hen imod oprettelse af et funktionelt organiseringssystem til din e-mail er naturligvis at fjerne de meddelelser, du ikke længere ønsker eller har brug for. Her er nogle kriterier og tip, der hjælper dig med at slanke din indbakke og slippe af med digitalt ru.

Hvor skal man starte
Ofte er det lettest og mest effektivt at starte med at sortere og luge dine ældste e-mail-beskeder, da de er mindst sandsynlige, at de er rettidige og relevante, og mange af dem kan være forældede. Hvis du har en meget stor e-mail-efterspørgsel, kan du muligvis oprette en generel mappe til efterspørgsel, der skal indeholde de meddelelser, du vil sortere igennem, så de ikke får rod i din indbakke og bliver overvældende.

Jeg anbefaler, at man starter med 20-30 minutters sortering, hvilket generelt er nok til at give dig mulighed for at gøre nogle fremskridt, men ikke så meget, at du bliver keder eller slidt. Hvis du stadig er inspireret, skal du fortsætte med det; Ellers skal du tage en pause og komme tilbage i yderligere 20 minutter senere.

Oprettelse af retningslinjer
Som når du lukter andre slags ting, er det nyttigt at have nogle retningslinjer foran, hvad du er klar til at skille dig ud og hvad du gerne vil have. Her er nogle af de typer e-mail-beskeder, jeg sletter, når jeg luger:

• Meddelelser, som jeg ikke ønskede at modtage i første omgang (spam, selvfølgelig, men også nyhedsbreve, som jeg ikke tilmeldte mig, uønskede fremad osv.)
  
• Meddelelser med forældet info (om, siger, begivenheder, der allerede er gået)
  
• Informationsmeddelelser (som nyhedsbreve) Jeg har allerede læst og vil sandsynligvis ikke læse igen
  
• Informationsmeddelelser, jeg ikke har læst, er mere end 2 måneder gamle
  
• Meddelelser, jeg har skummet og ikke ønsker eller har brug for at gøre noget med
  
• Meddelelser, hvis info er tilgængelig andre steder
  
• Tidligere versioner af meddelelser, der er blevet en del af længere tråde (det vil sige, hvis en klient sendte en meddelelse, som jeg svarede på, og så klienten svarede på mig, vil jeg kun beholde den seneste meddelelse - som har alle tre bit af korrespondance i det)
  

Slet væk!
Med dine retningslinjer i hånden, skal du gennemgå indholdet i din indbakke med en finger over Slet-tasten på dit tastatur, klar til at slå. Fordi så meget e-mail har en tendens til at blive hængende som påmindelser om ting, du skal gøre, kan du prøve at udføre denne øvelse med din opgaveliste ved din side; når du støder på en meddelelse, du kun har opbevaret, fordi den minder dig om noget, du har brug for at tage sig af, skal du skrive denne opgave på din opgaveliste og derefter slette beskeden (eller i det mindste flytte den ud af din indbakke til en mappe).

Mens du sorterer, så prøv ikke at blive for fanget i indholdet af meddelelser: Hvis der er lange e-mails, du f.eks. Vil læse, skal du skumme et par linjer for at være sikker på, at de er værd at gemme, og flyt dem derefter til a-mappen Læs i dit e-mail-program. Vær også opmærksom på forstyrrelser, såsom at klikke på et link i en meddelelse og derefter blive optaget af værktøj omkring online. Hvis du har brug for det, skal du opsætte en mappe, hvor Sites skal besøge og gemme der alle meddelelser med oplysninger om ting, du vil tjekke online.

Når du arbejder, skal du tænke på din e-mail-indbakke, som du ville have en fysisk indbakke på dit skrivebord: ideelt set bør det kun indeholde de meddelelser, du endnu ikke har gennemgået, eller som du aktivt arbejder på. At rydde de ting, du ikke længere har brug for, og flytte til mapper, hvad du vil beholde som reference, vil gøre det lettere at få et greb om, hvad der virkelig er aktivt og aktuelt for dig.

I den næste artikel i denne serie skal vi se på måder at gemme og organisere de e-mail-beskeder, du vælger at beholde. I denne uge skal du afsætte tid til at oprette dine egne retningslinjer for sortering og lukning og derefter bruge dem til at bruge decluttering af din indbakke.

Video Instruktioner: Sorting My Squishy Collection. YIKES. (Kan 2024).