Om Outlook-kategorier

• April 28, 2024

Brug af kategorier er en fantastisk måde at holde dit Outlook-miljø godt organiseret uden at oprette et utal af mapper. Ved at bruge kategorier kan du opbevare alle elementerne i en mappe, men gruppere som poster sammen efter kategori (undtagen e-mail-poster). Når kategorierne er tildelt, kan du også finde, sortere og filtrere emner efter kategori. For eksempel: Du har muligvis en samling e-mail (sendt og modtaget), kontakter, opgaver, aftaler og noter, der alle vedrører det samme projekt. Med kategorier kan du trække dem alle sammen for at se på det store billede.

Masterkategorien
Outlook indeholder en standardliste over hovedkategorier, som du kan tilføje dine egne kategorier, der passer til dine personlige behov. Du kan finde Master Category List under kommandoen Edit / Category. Brug knappen Master Category i vinduet Category til at tilføje og fjerne kategorier på listen Master Category. Når du fjerner en kategori fra listen med hovedkategorier, forbliver de poster, der er tildelt kategorien, uændrede. Du kan fortsætte med at gruppere disse elementer ved hjælp af den slettede kategori.

En god praksis er at tildele en eller flere kategorier til din Outlook-vare ved at vælge kategorien fra listen over hovedkategorier. Du kan blot indtaste en kategori i kategorifeltet for dit emne, men mest sandsynligt vil du ikke henvise til kategorien på samme måde for hvert emne og dermed besejre formålet med at bruge dem.

For eksempel skriver du det første emne, du vil kategorisere, MS Office. Et par dage senere har du en ny vare til den samme kategori. Denne gang skriver du Microsoft Office. Outlook fortolker dette som en NY kategori.

Brug af Master Category List sikrer konsistens og undgår stavefejl.

Tildeling af kategorier til varer
Du kan tildele en eller flere kategorier til enhver type Outlook-vare. Med undtagelse af formularen til e-mail-meddelelse, vil du se et kategorifelt og -knap på hver Outlook-formular. For at tildele kategorier til e-mail-poster skal du gå til e-mail-indstillingerne for at finde kategorifeltet.

For at tildele kategorier under oprettelsen af ​​emnet skal du klikke på knappen Kategori på formularen (eller knappen Valgmuligheder på en e-mail-artikel) og tjekke alle kategorier på listen over hovedkategorier, der gælder; Klik derefter på OK. Åbn ethvert eksisterende element, og fortsæt som beskrevet ovenfor for at tilføje en kategori efter oprettelsen.

Du kan tildele kategorier til at multiplicere elementer på en liste. Vælg alle elementer, som du vil tildele de samme kategorier til. Højreklik på det blå valg, og vælg Kategorier i genvejsmenuen. Tjek alle kategorier, der gælder; Klik derefter på OK.

Fjern kategorier fra varer

Åbn det element, hvorfra du vil fjerne kategorien. Klik på knappen Kategori og fjern markeringsmærket fra den kategori, du vil fjerne. Du kan fjerne kategorier fra flere elementer på en liste ved at vælge den valgte gruppe af elementer; valg af kategorier fra højreklikmenuen; fravælge de kategorier, du vil fjerne; derefter klikke på OK.

Find alle varer

Brug kommandoen Avanceret søgning fra menuen Rediger til at finde alle elementer i en kategori. I dialogboksen Avanceret søgning:

- Vælg "Enhver type Outlook-element" fra rullelisten for feltet Søg efter
- Bekræft personlige mapper vises i feltet In: Outlook ser Outlook i alle mapper, du har i dine personlige mapper. Du kan klikke på Gennemse for at indsnævre din søgning til valgte mapper.
- Klik på fanen Flere valg
- Klik på knappen Kategori
- Vælg den / de kategorier, du vil finde
- Klik på OK

Alle emner med den valgte kategori vises i vinduet Find. Du kan åbne dem for at se detaljen ved at dobbeltklikke på det emne, du vil åbne.

Du er i stand til at gemme din søgning for at blive hentet på et senere tidspunkt. Klik på File / Save Search, vælg den mappe, du vil gemme søgningen i, give søgningen et filnavn og klik på Save. Filtypen skal være Office Saved Searches og filen vil have en .oss filtypenavn. For at åbne en gemt søgning skal du klikke på File / Open Search, finde den søgning, du vil åbne, vælge den og klikke på OK. Under Open-begivenheden udfører Outlook en ny søgning baseret på kriterierne, der er angivet i den gemte søgning.

Udskrivning af ALLE poster i en kategori

Når du har udført søgningen, kan du udskrive alle fundne poster. Vælg alle filerne i søgevinduet (Rediger / vælg alle eller ved at bruge et musevalg). Højreklik på det blå markeringsområde og vælg udskriv fra genvejsmenuen.

Vælg den udskriftsstil, du gerne vil:

- Tabelstil udskriver kun listen over fundne poster
- Memo Style udskriver indholdet af elementerne

Vælg andre udskriftsindstillinger efter behov; Klik derefter på udskrivningsknappen for at sende dokumentet til printeren.

Hvis du er en aktiv Outlook-bruger og bruger de fleste af funktionerne ud over e-mail, kan du overveje at bruge kategorier for at holde dine Outlook-poster organiserede.

Video Instruktioner: Kategorier i Outlook (April 2024).