Få dine papirfiler i form til året forud

• Kan 15, 2024

Vidste du, at februar er arkiv din fil måned? At få sidste års poster i orden - og etablere et effektivt arkiveringssystem for det kommende år - sætter dig måske ikke i humør til at fejre, men det kan levere en stor dosis af ro og kontrol i de kommende måneder. Sådan gør du ved at få dine filer renset, formet og klar til at tjene dig i 2010.

Trin 1: Arkiver den seneste fortid
I øjeblikket har du sandsynligvis modtaget de fleste (hvis ikke alle) regninger og erklæringer fra 2009, du får, så det er et godt tidspunkt at flytte sidste års filer ud for at gøre plads til deres modparter i 2010. Alle filer, du har brug for til skattemæssige eller juridiske formål, kan overføres til en bankes kasse, arkivbakke eller anden bærbar opbevaringscontainer, hvor de vil blive korrigeret og indsamlet, men ude af vejen. De ting, du ikke har brug for og ikke ønsker, kan komme til kobberen eller papirkurven.

(Er du nysgerrig efter, hvilke filer du skal opbevare og hvor længe du skal opbevare dem? Tjek BankRates oversigt over, hvad du skal holde fast i og hvorfor, og spørg også din CPA eller advokat om retningslinjer, da dine krav kan variere afhængigt af ting som om du driver en virksomhed eller ejer et hjem.)

Denne årlige udrensning gælder for økonomiske poster (som forny sig hvert år) og også til personlige filer som børnenes rapportkort fra skolen, referencemateriale, du har samlet i løbet af året, og korrespondance. Vælg hvad af det her er virkelig værd at opbevare, og af det, hvor meget af det der kan arkiveres, og hvor meget der virkelig fortjener at blive i dit vigtigste arkiveringssystem.

Trin 2: Byd Adieu til den fjerne fortid
Når du flytter 2009's poster til et ude-af-vej-men-stadig-tilgængeligt sted, skal du kigge gennem alt, hvad du har opbevaret fra 2008 og før. Rens alt, der sikkert kan gå, baseret på de retningslinjer, du har oprettet (hvilket betyder, at du sandsynligvis kan sige Sayonara til ting som telefon- og værkeregninger fra tidligere år, medmindre de har indflydelse på dine skatter), og konsolider derefter disse ældre filer så meget som muligt. Flyt disse arkiver ud af dit hjemmekontor og til et sted, hvor du kan hente dem om nødvendigt, men ikke har brug for at se dem regelmæssigt, f.eks. En hylde i et skab.

Trin 3: Opret nye filer og udskiftning
Opret næste filmapper til de regninger og udsagn, du modtager regelmæssigt, f.eks. Kontoudskrifter og kreditkortregninger. (Hvis du flyttede sidste års poster uden at fjerne filmapper, kan du springe dette trin over.) Dette er også en god mulighed for at ændre, kombinere eller slette kategorier og tilføje nye kategorier efter behov. At tage sig tid til at få filmapper opsat, kategoriseret og mærket nu vil gøre arkivering lettere (hvis det stadig ikke er nøjagtigt spændende) gennem resten af ​​året.

Trin 4: Få en arkiveringsvaner
Med dine gamle ting ryddet og nye filer klar til at gå, er det eneste, der er tilbage på at lægge ting væk, når du er færdig med det. Lettere sagt end gjort, jeg ved, især hvis du hellere vil have tænder trukket end nødt til at arkivere papirer. Som med enhver opgave, kan det at gøre dette i små doser dog gøre det meget mere bærbart og kan kræve meget mindre tid. Prøv at tilføje et ekstra minut eller to til arkivering til den tid, du bruger til at betale regninger eller afbalancere din checkbook - med et brugbart system på plads, behøver du ikke meget mere tid end det for at få ting til dit arkiveringssystem, når det er indstillet op for at fungere problemfrit.

Uanset om du officielt fejrer Arkiver din filmåned eller ej, skal du tage noget tid i de kommende uger for at få dine filer i form. I resten af ​​året vil du være glad for, at du gjorde det!

Video Instruktioner: The agony of trying to unsubscribe | James Veitch (Kan 2024).