Brug af Outlook-regler til at organisere e-mail

• Kan 5, 2024

Tidligere skrev jeg om organisering af din Outlook-mail ved hjælp af mapper (se link nedenfor for en artikel), og selvom dette er en fantastisk måde at organisere din mail kræver det stadig, at du manuelt flytter meddelelserne til den rigtige mappe. Hvad hvis der på en måde en lettere måde?

Gode ​​nyheder! Der er en lettere måde!

Hvis du bruger Outlook, kan du oprette regler, der er et sæt handlinger, betingelser eller undtagelser, der udløses af en handling eller begivenhed for at hjælpe med at organisere din e-mail. For eksempel kan du oprette en regel, der flytter enhver e-mail fra din chef til en mappe kaldet Ignorer - skønt det måske ikke er det bedste karriereflyt!

Regler kan bruges til automatisk at flytte e-mail til en mappe, slette e-mail fra en specificeret afsendelse, svare på en e-mail - mulighederne er uendelige, afhængigt af hvad du vil udføre. Den grundlæggende idé bag oprettelsen af ​​en regel er som følger:

• Bestem udløseren (modtaget e-mail, sendt e-mail osv.)
• Bestem handlingen (slet e-mail, flyt e-mail, svar på e-mail osv.)
• Bestem eventuelle undtagelser - meddelelser, som reglen ikke anvendes til

Sådan konfigureres en regel i MS Outlook:

1. Vælg Værktøj
2. Klik Om regler og advarsler
3. Klik på Ny regel

På dette tidspunkt bliver du bedt om enten at oprette en regel fra en skabelon eller starte med en tom regel. Hvis du opretter en grundlæggende regel (f.eks. Flytning til mappe), skal du vælge skabelonen og klikke på Næste. Hvis du vil oprette en regel fra bunden, skal du vælge Start fra en tom regel og følge guiden, der fører dig trin for trin gennem processen med at oprette en ny regel.

Når reglen først er konfigureret, er det godt at teste reglen for at sikre, at den fungerer korrekt - (ikke alle regler kan let testes, f.eks. En automatisk svarregel). Hvis du regler for at flytte en fil til en mappe, kan du teste reglen ved at vælge en meddelelse, der har de relevante kriterier for reglen og vælge Kør denne regel nu.

Som du kan se, kan regler være meget nyttige i at forsøge at tæmme din meddelelsesgalskab. Se på din indbakke, og tag lidt tid på at bestemme, hvilke regler du kan bruge til at gøre styring og arkivering af din e-mail hurtigere, lettere og automatisk!

Video Instruktioner: Kategorier i Outlook (Kan 2024).